Работа «на удалении»: нюансы и компенсации

Еще в марте этого года Министерство благосостояния республики, обращаясь к предпринимателям страны предложила перевести работу сотрудников на «удаленку», как один из вариантов сокращения затрат на персонал и способ уберечь работников от возможности заразиться вирусом COVID-19. По данным ЦСУ, если до объявления чрезвычайной ситуации в Латвии в удаленном режиме работали 19 тыс. человек, то после введения ЧС их число выросло до 148,4 тысяч. Уверен, что и после отмены режима ЧС многие бизнесмены продолжат использовать эту возможность сокращения затрат на офисные помещения. Однако, при работе из дома у работников возникают повышенные затраты и на коммунальные услуги (электричество, вода и т. д.), и на оплату средств связи (телефон, интернет), чем если бы работа выполнялась в офисе. Кроме того, они оплачиваются из личных средств. Может ли работник получить компенсацию за такие дополнительные расходы?

Олег Колесников, юрист SIA «INLAT PLUS international»

Удаленная работа означает способ взаимодействия с работодателем, когда сотрудник и наниматель находятся на расстоянии друг от друга, а результаты труда передаются по сети Интернет. Концепцию удалённой работы разработал американец Джек Ниллес. В 1972 году он высказал идею, что не обязательно держать работников в офисе, так как современные средства связи позволяют поддерживать контакт между сотрудниками на расстоянии. Чтобы проверить свою теорию на практике, он ставил эксперименты в Университете Южной Калифорнии, по результатам которых составил доклад и получил финансирование от американского национального научного фонда. Власти проявили интерес к развитию идеи удалённой работы, увидев в ней решение транспортных проблем, остро стоявших в городах. Новая организация труда могла позволить решить эти вопросы, а заодно обеспечить работой население удалённых сельских районов.

С 1 июля этого года вступают в силу поправки в Закон «Об охране труда», которыми дано определение «работы на удалении» Согласно новой редакции Закона удаленной работой является форма работы, при которой работник может выполнять работу постоянно или регулярно вне предприятия, включая работу с использованием информационных и коммуникационных технологий. При этом должно быть выполнено три критерия:

работа может выполняться удаленно (например, дома, в помещениях для совместной работы, в частных или общественных местах) или на предприятии работодателя;
сотрудник работает удаленно на постоянной или регулярной основе.

Удаленная работа не включает в себя случаи, когда сотрудник выполняет работу удаленно в непредвиденной ситуации (например, у компании нет доступа к интернету, и сотрудники призываются поработать из дома до устранения неполадок);

имеется письменное соглашение между работником и работодателем о выполнении удаленной работы.

Однако, удаленной работой в понимании Закона не считается работа, которая по своему характеру связана с регулярным перемещением. Например, удаленной работой не являются перевозки, визиты к клиентам или отправления в командировку.

Закон «О труде» (ЗТ) предусматривающий, что работодатель и работник устанавливают юридические трудовые отношения посредством трудового договора, допускает, что работник и работодатель могут внести поправки в договор по взаимному согласию. Это означает, что, при необходимости, можно договориться об изменении трудового договора для разрешения той или иной ситуации, возникающей в результате распространения вируса COVID-19. При этом, изменения в трудовом договоре, если таковые имеются, должны быть проявлением свободной воли.

В связи с участившимися запросами на консультации по трудовому праву юридическое бюро “INLAT PLUS international” предоставляет читателям анализ типового договора, чтобы внести ясность в отношения работника и работодателя при работе на дому.

	ТРУДОВОЙ ДОГОВОР Рига, __ июня 20__ года

	__________, регистрационный № __________, юридический адрес: __________ (далее – Работодатель) в лице __________, действующего на основании __________, с одной стороны, и

	__________, персональный код __________, адрес: __________ (далее – Работник) в лице __________, с другой стороны,

	оба вместе и каждый по отдельности далее в тексте именуемые Стороны / Сторона, в соответствии с нормативными актами Латвийской Республики, заключили следующий трудовой договор (далее – Договор):

	1. Предмет Договора

1.1.	Работник принимает на себя обязательства выполнять указанную в Договоре работу, а Работодатель обязуется выплачивать Работнику заработную плату.
1.2.	Работник принимается на должность __________ (код __________ согласно Классификатору профессий Латвийской Республики).
1.3.	Дата начала трудовых отношений – __________.
1.4.	Проверочный срок Работника составляет 3 (три месяца).
1.5.	Место выполнения Работником работы – __________.
	1.5.1. В связи с распространением COVID-19 и объявлением в Латвийской Республике чрезвычайного положения 12 марта 2020 года, Работодатель своим распоряжением № __________ от __________ устанавливает Работнику удалённое место работы по постоянному месту жительства Работника или любому другому месту, где Работник может выполнять рабочие обязанности согласно условиям Договора. Правила данного подпункта Договора остаются в силе до соответствующего распоряжения Работодателя.
1.6.	Рабочее время Работнику устанавливается следующим образом: 40 часов в неделю (полная ставка), 8 часов в день (9:00-18:00) с понедельника по пятницу, время перерыва с 12:00-13:00.

	2. Права и обязанности Работника

2.1.	Работник имеет право получать установленную в Договоре заработную плату и другие платежи, предусмотренные законом, включая доплату за сверхурочную работу, работу по праздникам и т.п.
2.2.	Работник имеет право требовать у Работодателя организацию и условия труда, необходимые для выполнения указанной в Договоре работы.
2.3.	Работник имеет право на защиту своих прав и интересов у Работодателя.
2.4.	Работник вправе заключать договор с другим работодателем или быть трудоустроенным на другом основании только с письменного разрешения Работодателя.
2.5.	Работник имеет право на возмещение всех расходов, которые возникли у Работника при выполнении указанной в Договоре работы.
2.5.1.	В период удалённой работы список расходов, дополнительно подлежащих возмещению со стороны Работодателя, утверждается соответствующим распоряжением Работодателя.
2.6.	Работник при выполнении работы обязуется соблюдать все предусмотренные Договором правила, а также распоряжения и указания Работодателя.
2.7.	Исполняя Договор, Работник обязуется соблюдать свои трудовые обязанности, которые устанавливают правила Договора, описание обязанностей и другие документы Работодателя.
2.8.	Работник обязуется: 2.8.1. всё свое рабочее время посвящать выполнению рабочих обязанностей согласно условиям Договора; 2.8.2. при выполнении рабочих обязанностей действовать в рамках предоставленных прав; 2.8.3. не совершать действий, которые прямо или косвенно могут нанести ущерб Работодателю, его престижу и репутации; 2.8.4. бережно относиться к материальной и нематериальной собственности Работодателя; 2.8.5. всеми своими действиями поддерживать и приумножать авторитет Работодателя как надёжного делового партнёра. 2.8.6. возместить Работодателю убытки, если соответствующие убытки нанесены Работодателю результате противоправных действий со стороны Работника; 2.8.7. организовывать выполнение своих обязанностей по Договору таким образом, чтобы Работодатель получал прибыль, сокращались расходы Работодателя и повышалась производительность труда; 2.8.8. соблюдать правила конфиденциальности согласно условиям Договора.

	3. Права и обязанности Работодателя

3.1.	Работодатель вправе требовать от Работника выполнения указанной в Договоре работы согласно условиям Договора.
3.2.	Работодатель обязан своевременно выплачивать Работнику заработную плату и другие платежи, предусмотренные законом, включая доплату за сверхурочную работу, работу по праздникам, расходы, возникшие при выполнении трудовых обязанностей в соответствии с условиями Договора и т.п.
3.3.	Работодатель обязан обеспечить такую организацию работы и условия труда, чтобы Работник мог выполнить предусмотренную Договором работу.
3.4.	Работодатель обязуется предоставлять Работнику четыре календарные недели ежегодного оплачиваемого отпуска.

	4. Конфиденциальность

4.1.	Стороны устанавливают, что любая полученная от Работодателя информация может быть использована только по прямому назначению.
4.2.	Работник обязан не разглашать оказавшуюся в его распоряжении информацию, которая является коммерческой тайной Работодателя: 4.2.1. договоры, распоряжения, деловая корреспонденция (в том числе, по электронной почте), бухгалтерские и прочие связанные с Работодателем документы; 4.2.2. информация о клиентах, деловых партнёрах, кредиторах и должниках Работодателя, обязательствах перечисленных лиц по отношению к Работодателю и обязательствах Работодателя по отношению к этим лицам; 4.2.3. данные работников Работодателя, в том числе, данные о количестве рабочих мест, должностях, заработной плате, имуществе, а также серверы, коды, пароли, телефонные номера, адреса, финансовое положение, места хранения материальных и нематериальных ценностей Работодателя и работников Работодателя; 4.2.4. сведения о деловых поездках, времени, маршрутах, целях и конечных пунктов деловых поездок Работодателя и его работников; 4.2.5. любая другая информация, обозначенная как коммерческая тайна условиями Договора, особым соглашением или распоряжением Работодателя.
4.2.	Работник обязан заботиться о том, чтобы информация, указанная в подпункте 4.1. Договора не была бы прямо или косвенно доступна третьим лицам.
4.3.	Работник обязан незамедлительно сообщать Работодателю о любых попытках неавторизованных лиц получить информацию Работодателя, которая является коммерческой тайной.
4.4.	Стороны устанавливают, что в случае, если разглашение коммерческой тайны Работодателя причинило Работодателю убытки, Работник обязан их возместить.

	5. Ответственность сторон

5.1.	За невыполнение или недолжное выполнение условий Договора Стороны несут ответственность в соответствии с нормативными актами Латвийской Республики.

	6. Заработная плата

6.1.	Размер заработной платы Работника составляет __________ EUR до уплаты Работодателем необходимых налогов и взносов (брутто).
6.2.	Работодатель выплачивает Работнику заработную плату один раз в месяц не позднее 5-го числа того месяца, который следует за расчётным периодом.
6.3.	Заработная плата выплачивается в виде безналичного перечисления на счет Работника: __________.
6.4.	Работодатель имеет право по своему усмотрению выплачивать Работнику премии, самостоятельно определяя их размер.

	7. Действие договора

7.1.	Договор вступает в силу с момента, когда Стороны его подписали и Работник приступил к своим трудовым обязанностям.
7.2.	Договор заключен на неопределенный срок.
7.3.	Стороны имеют право вносить изменения и дополнения в Договор, а также расторгнуть его, по взаимной письменной договорённости.
7.5.	Работник имеет право в любое время в одностороннем порядке расторгнуть Договор, предварительно письменно уведомив об этом Работодателя за 1 (один) месяц.
7.6.	Работодатель имеет право в одностороннем порядке расторгнуть Договор в случаях, предусмотренных нормативными актами Латвийской Республики.

	8. Заключительные положения

8.1.	Стороны разрешают возникшие в связи с Договором споры путём переговоров. Споры, которые нельзя решить путём переговоров Сторон, разрешаются согласно нормативным актам Латвийской Республики в суде Латвийской Республики.
8.2.	Своими подписями в Договоре, Стороны подтверждают, что условия Договора были предварительно оговорены между Сторонами, им понятно содержание этого Договора, значение и последствия, они признают Договор правильным и соответствующим интересам обеих Сторон.
8.3.	Договор составлен в 2 (двух) одинаковых экземплярах на русском языке. Один экземпляр хранится у Работодателя, другой – у Работника.

В данном договоре отражены основные права работника и работодателя, однако не все. Важно понимать, что зачастую трудовой договор не является полным источником информации для сторон. Статья 40 Трудового закона гласит, что в договоре обязательно указывать лишь самую базовую информацию. Регулировать трудовые отношения помимо договора могут также правила порядка работы и внутренние распоряжения.

Без сомнения, работа на дому отличается от работы в офисе. Но работник должен понимать, что условия трудового договора продолжают действовать, меняется лишь место выполнения обязанностей. Он по-прежнему должен начинать работу вовремя, быть на связи с работодателем и соблюдать правила конфиденциальности, не допуская вовлечение третьих лиц в рабочий процесс. Работодатель волен сам выбирать, в каком виде он организует удалённую работу своих сотрудников, однако желательно, чтобы правила были закреплены в документах. Своевременное информирование работников о новых правилах поможет обеспечить порядок.

При удалённой работе за работником остаётся право на возмещение расходов в ходе выполнения работы. Статья 76 предусматривает, что их должен покрыть работодатель. В том числе, расходы, которые ещё не произошли, но произойдут в будущем. Но важно помнить, что необходимо согласие работодателя. Самовольная закупка дорогостоящей офисной мебели и техники не будет считаться расходами, которые работнику должны возместить. Возмещение прочих расходов (интернет, электроэнергия) должно покрываться работодателем, так как работник при работе из дома задействует свои собственные ресурсы.

К сожалению, распространены ситуации, когда никаких внутренних правил и распоряжений нет. А трудовой договор, в свою очередь, не содержит конкретики и постоянно ссылается на нормативные акты вместо прямого перечисления прав и обязанностей. В таких случаях целесообразно проконсультироваться с юристом. То же самое касается трудовых споров, грозящих перерасти в судебный процесс. Участие юриста поможет защитить ваши права и интересы должным образом.

Нужно отметить, что четкого ответа на вопрос об оформлении трудовых отношений и компенсаций в нормативных актах нет. Предполагается, что дополнительные расходы работника, работающего вне офиса, можно компенсировать, если они соразмерны, а расчет суммы компенсации является точным и существует четко идентифицируемая связь с экономической деятельностью компании. И именно, объяснение причин этих затрат, основанное на экономической реальности, было определено и юридически сформулировано внутри компании.

В подпункте 18.2 2 правил КМ № 899 «Порядок применения норм закона «О подоходном налоге с населения»» установлено, что к доходам, с которых не надо платить налог на зарплату, относятся предоставленные работодателем блага и выплаты, связанные с расходами, возникшими у работника в связи с исполнением служебных обязанностей, а также выплаты, которые работодатель произвел, чтобы компенсировать расходы работника, которые, в соответствии с Законом подоходного налога с предприятий и законом «О подоходном налоге с населения», относятся к расходам работодателя.

Поэтому в тех случаях, когда в связи со спецификой работы работник выполняет свои обязанности вне офиса и предприятие компенсирует ему возникшие с этим обстоятельством дополнительные затраты, то эти затраты считаются расходами работодателя, к которым не применяется подоходный налог с населения (ПНН) и обязательные взносы государственного социального обеспечения (ОВГСС).

Следовательно, в упомянутой в вопросе ситуации компенсированные работнику расходы не облагаются налогами, поскольку они являются расходами хозяйственной деятельности предприятия, и по ним не надо подавать в СГД сообщение о выплаченных физическому лицу суммах.

Также их не надо декларировать в СГД никаким иным образом.

Еще раз акцентирую ваше внимание на то, что предприятие должно иметь возможность четко обосновать, почему такие расходы были понесены, почему они были понесены в определенной степени и как они связаны с экономической деятельностью.

При этом сумма компенсационных расходов может быть обоснована следующими аргументами:

параметры рабочего места идентифицируются в соглашении о безвозмездном пользовании, т. е. Идентифицируется доля недвижимости (пропорция) от всего имущества;
расходы возмещаются на пропорциональной основе с учетом доли этого имущества и регулярности его использования. А именно, если 10% от общей доли имущества было передано в безвозмездное пользование, то сумма компенсации не должна превышать 10% от общей суммы коммунальных платежей.